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Sat, 10 Aug 2024 08:42:47 +0000

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Home Business Presentation de projet Tableau de gestion des archives Click here to load reader Post on 12-Apr-2017 363 views Embed Size (px) TRANSCRIPT Introduction© GCI INC. 2007-2008 Projet d'élaboration de Tableau Gestion des Documents de la CACI GeneralArchive © GeneralArchive Celui qui détient l'information détient le pouvoir. Celui qui ne connait pas son histoire est condamné à la revivre. 1 Les Archives est une source d'information. Les Archives est une source d'histoire. 1 Karl Marx Service Archives L'Entreprise doit détenir l'information et connaitre son histoire © DPD © GeneralArchive Etes-vous conscients du volume de documents que nous conservons vainement? Magasin d'archives Ou © DPD © GeneralArchive Prise de Bonnes décisions. Espace de Travail Confortable. Le Tableau de Gestion de document, c'est quoi? Le tableau de gestion décrit les types de documents produits par les structures de l'Entreprise. Il fixe pour chacun d'entre eux le délai d'utilité administrative (DUA), le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer.

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Pourquoi mettre en place un tableau de gestion des archives? La mise en place d'un tableau de gestion des archives aide la structure à avoir le contrôle automatique des différents documents archivés. Ce système octroie un gain de temps conséquent puisque l'on arrive à retrouver en un temps record tous les documents produits ou reçus, y compris ceux datant de plusieurs années. De plus, le tableau de gestion des archives aide à maintenir les documents importants dans les archives et permet de procéder à la destruction des autres. Ce système permet également de protéger les archives en évitant toute perte ou détérioration tout en aidant à la bonne conservation définitive des archives sensibles de l'entreprise. Tableau de gestion des archives: Mise en œuvre Étant élaboré suivant des règles précises, le tableau de gestion des archives doit être suivi par des professionnels en archivage; le but étant de permettre à la structure de disposer d'une organisation optimale de ses documents. La mise en œuvre constituera à effectuer au préalable le point complet des archives de l'entreprise, quels que soient l'année, la destination et le volume.

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Cette rubrique recense les outils et guides en matière d'entrée des archives dans un service d'archives ainsi que les tableaux de gestion.

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Des factures de l'année précédente en sont un exemple. Conformément à la législation en vigueur, ces archives devront être conservées selon une certaine durée légale de conservation. Aussi, une bonne gestion d'archives est essentielle pour en permettre facilement l'accès tout en le sécurisant dans un local prévu à cet effet. Une fois le délai obligatoire échu, l'entreprise ou structure émettrice pourra procéder à la destruction de ces documents. La gestion des archives physiques étant un procédé complexe, chronophage et indispensable, de nombreuses structures délèguent ces tâches à un tiers archiveur, on parle alors d'externalisation des archives. Tout document d'entreprise doit être conservé entre 2 et 30 ans selon sa nature et son importance, à l'exception du dernier type d'archives qui n'a pas de date de fin de conservation. Les archives définitives: celles-ci sont constituées des documents conservés sans limitation de durée et qui ont trait au patrimoine et l'histoire de la structure concernée.

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De plus en plus d'entreprises optent pour l'externalisation de leurs documents d'archives, dans l'intention de réduire considérablement leurs coûts de stockage et de conservation. Le recours à cette solution alternative de gestion externalisée leur permet de libérer de la surface de bureaux et d'économiser une charge locative ou foncière supplémentaire. En confiant leurs archives d'entreprise à une société spécialisée dans le stockage et la gestion de l'archivage en externe, les entreprises faisant le choix de l'externalisation, s'accordent davantage de temps pour se consacrer pleinement sur leur cœur de métier. Pour profiter de ces avantages, voyons comment il est possible de stocker le fonds d'archives en dehors des locaux de l'entreprise? En matière de stockage de documents et de gestion d'archives, il est capital pour un chef d'entreprise de bien savoir s'y prendre. Le bon déroulement de la vie économique de son entreprise en dépend. De plus, l'archivage n'est pas une tâche à prendre à la légère.

L'archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en œuvre d'une démarche globale de gestion des archives s'inscrit au préalable dans une politique d'archivage de l'entreprise. 22S'il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n'entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu'il n'en est rien dans la réalité: notre relation de dépendance au papier n'est pas encore abolie. Pour une entreprise ayant une gestion d'archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d'archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l'entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés: conservés ou éliminés.